OCR nedir?
Optik karakter tanıma, bir görüntünün içindeki harf ve rakamları bilgisayarın okuyabileceği karakter dizisine dönüştüren tekniğin Türkçe adıdır. Tarayıcıdan gelen bir sayfa ya da fotoğraf yalnızca piksel topluluğudur; üzerinde arama yapılamaz, sütun toplanamaz. Bu teknik yazıyı ayırıp tanıyarak bu işlemleri mümkün kılar. Yine de sonuç yalnızca bir okuma tahminidir; hangi karakterin gerçekten basılı olduğunu tek başına garanti etmez.
Karar öncesi ölçütler
İlk soru, belgenin OCR için uygun olup olmadığıdır. Basılı, düz ve tek düzen belgeler daha öngörülebilir sonuç verir. Fiş, el notu, mühür veya eğik taramalar ise hata olasılığını artırır ve kontrol yükünü yükseltir.
İkinci ölçüt, yanlış okumanın maliyetidir. Yalnızca arama için kullanılacak bir arşivde küçük hatalar kabul edilebilir; ödeme, stok veya vergi kaydında aynı hata ciddi sonuç doğurur. Maliyet yüksekse otomatik aktarım yerine onaylı bir akış tasarlanmalıdır.
Test planı ve sorumluluk
Test için gerçek belgelerden çeşitli bir örnek seti hazırlanmalıdır: iyi taranmış, eğik, lekeli ve el yazılı olanlar birlikte yer almalıdır. Her hata türü kaydedilip sınıflandırılmalı, sonuçlar kullanım öncesinde ekip tarafından gözden geçirilmelidir.
Sorumluluk açıkça tanımlanmazsa hatalar fark edilmez. Veriyi giren kişi, onaylayan kişi ve düzeltmeleri izleyen kişi belirlenmelidir. Test planı yazılı tutulmalı ve belge türü değiştiğinde yeniden çalıştırılmalıdır.
Temsili işletme örneği
Temsili örnek: Bir muhasebe bürosu, müşterilerinden gelen taranmış fişleri ve faturaları düzenli olarak sisteme aktarmak istiyor. Kararı vermeden önce büro, farklı kalitede yirmi belgeyle küçük bir deneme yapıyor. Sonuçta el notu olan iki fişte tutar hanelerinin yanlış okunduğu, bir faturada vergi oranının ise hatalı kaydedildiği görülüyor. Büro, tutar ve vergi alanlarını her zaman insan kontrolüne bırakmaya, el yazılı belgeleri ayrı bir kuyruğa almaya karar veriyor.
Basılı ve el yazılı belgelerde OCR kararı
| Ölçüt | Basılı belge | El yazılı belge |
|---|---|---|
| Okuma tutarlılığı | Yazı tipi tanınabilir olduğunda daha öngörülebilir | Yazı stiline göre değişir, sonuç daha az öngörülebilir |
| Kontrol yükü | Örnek denetimiyle yönetilebilir | Çoğu zaman her kritik alan elle doğrulanmalıdır |
| Karar ölçütü | Tarama kalitesi ve test sonucu yeterliyse kullanılabilir | Tutar veya kimlik alanı kritikse insan onayı şarttır |
Sık karıştırılan nokta
OCR'ın bir belgeden metin çıkarabilmesi, çıkan metnin muhasebe ya da sipariş kaydı için güvenilir olduğu anlamına gelmez. Okuma hatası çoğu zaman düzgün görünen bir metnin içinde saklanır; sıfır ile harf O, virgül ile nokta karışabilir. Tutar, tarih ve vergi numarası gibi alanlar kaynak görüntüyle karşılaştırılmadan işleme alınmamalıdır.
Uygulamada dikkat edilecekler
- Tutar, tarih ve kimlik numarası gibi kritik alanları kaynak görüntüyle yan yana karşılaştırın.
- Eğik, bulanık ya da el yazılı belgeleri otomatik kayda almak yerine ayrı bir inceleme kuyruğuna yönlendirin.
- Her belge türü için gerçek belgelerden bir örnek seti hazırlayıp hata türlerini sınıflandırın.
- Ondalık ayracı ve para birimi biçimini sistemde tek bir kurala bağlayın ve bu kurala uymayan kayıtları raporlayın.
Sık sorulan sorular
Hangi belge türleriyle OCR kullanımına başlamak daha güvenlidir?
Yazı tipi belli, taraması düzgün ve hata maliyeti düşük belgelerle başlamak daha güvenlidir. Bu belgelerde bile ilk aşamada örnek kontrolü yapılmalı, sonuçlar belge türü bazında izlenmelidir.
Okunan bir alan şüpheli görünürse ne yapılmalı?
Şüpheli alan kayda yazılmadan önce kaynak görüntüyle insan tarafından karşılaştırılmalıdır. Karar verilemiyorsa belge yeniden taranmalı veya ilgili işlem durdurulup sorumlu kişiye bildirilmelidir.
Teknik kaynak
Teknik tanım için birincil kaynağa başvurulmuştur. İşletme senaryosu açıklama amacıyla hazırlanmış temsili bir örnektir.
İlgili kavramlar
Kavramdan uygulamaya
İşletmenize uyarlamak için ilgili rehberleri inceleyin.
PDF Belgelerini Bilgi Kaynağı Yapmadan Önce Kapsam KararıTeknik Katalog Sorularında Kapsam Sınırı Ve Alternatif SeçimiTüm blog rehberleri