KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, Otelbot’un yapay zekâ destekli chatbot hizmeti kapsamında kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar. Web sohbeti, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger ve Telegram üzerinden yapılan yazışmaları; chatbot yönetim panelini, otelbot.com ziyaretlerini ve chatbot hakkında iletişim, demo, kurulum ve teknik destek taleplerini kapsar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca hazırlanmıştır.

Son güncelleme: 11 Ekim 2026

1. Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca, Otelbot’un kendi web sitesi, kendi chatbot’u ve chatbot hizmetine ilişkin iletişim faaliyetlerinde veri sorumlusu Serkan KAKİLLİ (Otelbot Şahıs İşletmesi) olup kişisel veriler aşağıdaki kapsamda işlenir.

• Veri sorumlusu: Serkan KAKİLLİ — Şahıs İşletmesi
• Marka: Otelbot
• Adres: Bekdik Mahallesi, 5. Etap Toki No:46, Merkez / Nevşehir, Türkiye
• E-posta: [email protected]
• Telefon / WhatsApp: +90 540 384 50 50
• Web: otelbot.com

2. Tanımlar Ve Roller

otelbot iki farklı rolde kişisel veri işler; hangi rolün geçerli olduğu, hangi hizmeti kullandığınıza bağlıdır:

Otelbot’un kendi tanıtım sitesindeki chatbot hizmeti hakkında bilgi veren asistanıyla yapılan yazışmalarda da veri sorumlusu Serkan KAKİLLİ’dir. Başka bir işletmenin asistanında, o işletmenin kimliği ve aydınlatma metni dikkate alınmalıdır.

Bu metinde geçen "işletme" ifadesi, Otelbot chatbot hizmetini kendi iletişim kanallarında kullanan tüzel veya gerçek kişiyi; "son kullanıcı" ifadesi, işletmenin sohbet asistanıyla yazışan kişiyi ifade eder.

3. Kimlerin Verileri İşlenir

• Web sitesi ziyaretçileri: otelbot.com'u ziyaret eden kişiler.
• Chatbot hizmetiyle ilgilenen ve hizmeti kullanan kişiler: Demo, kurulum veya teknik destek isteyen işletme yetkilileri ve çalışanları; yönetim paneli kullanıcıları.
• Sohbet kullanıcıları: Otelbot’un kendi chatbot’u veya işletmelerin web sitesi ve desteklenen mesajlaşma kanallarındaki asistanlarıyla yazışan kişiler.

4. İşlenen Kişisel Veriler

Özel nitelikli veriler: Genel bilgi ve iletişim amaçlı chatbot’lar sağlık, din, etnik köken ve benzeri özel nitelikli bilgileri talep etmek üzere tasarlanmamıştır. Bu bilgileri gereksiz yere paylaşmayın. Kendiliğinden paylaşılması, bu verilerin işlenmesi için tek başına açık rıza veya hukuki dayanak oluşturmaz; özel nitelikli veriler için KVKK m.6’daki şartlar ve gerekli ek tedbirler dikkate alınır.

Sohbette paylaşılan bilgiler: Kart numarası, CVV, parola veya doğrulama kodunu sohbet üzerinden paylaşmayın. Gönderdiğiniz mesaj ve dosyalarda bulunan kişisel veriler, sohbet talebinizin yanıtlanması ve gerektiğinde ilgili işletmenin yetkilisine iletilmesi kapsamında işlenir. Dosyalarda talebiniz için gerekmeyen bilgileri paylaşmayın.

5. İşleme Amaçları

• Sohbet asistanı hizmetinin sunulması: mesajların alınması, cevaplanması, sohbet geçmişinin görüntülenmesi.
• Asistanın işletmeye özel bilgi tabanı (fiyat, oda/hizmet bilgisi, SSS) ile doğru cevap üretmesi.
• Canlı fiyat ve müsaitlik sorgularının işletmenin rezervasyon sistemine iletilmesi (kullanıcının yazdığı tarih ve kişi sayısı ile).
• İşletmenin talebi hâlinde sohbet dökümünün işletmeye e-posta ile iletilmesi.
• Canlı temsilciye aktarım (handoff) ve işletme personelinin sohbete katılması.
• Chatbot’un kurulması ve kullanılması: işletme hesabı açma, panel erişimi, kanal bağlantılarını yapılandırma ve teknik destek.
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi: geri bildirim (faydalı/faydasız), memnuniyet puanı, istatistiksel kullanım analizleri.
• Bilgi güvenliği: yetkisiz erişimin, kötüye kullanımın ve otomatik/spam mesajların önlenmesi, hız sınırlama, hata kayıtları.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makam taleplerine cevap verilmesi.

5.1. İletişim, Chatbot Kurulumu Ve Teknik Destek

Chatbot hizmeti hakkında bize ulaşmak için kullanılan iletişim formunda ad-soyad ve telefon; paylaşmanız hâlinde işletme adı, e-posta, ilgilendiğiniz paket ve mesaj içeriği işlenir. E-posta, WhatsApp ve diğer desteklenen mesajlaşma kanallarında da ilettiğiniz talep ve iletişim bilgileri alınabilir. Genel iletişim formunda kimlik numarası veya özel nitelikli veri istenmez.

Formdaki mesajınız ve iletişim bilgileriniz Otelbot’un talep kayıtlarına alınır; talebi takip etmek ve size dönüş yapmak üzere yetkili ekibe e-posta olarak iletilir. Chatbot veya iletişim formu üzerinden talep iletmeniz, reklam amaçlı iletişim için izin oluşturmaz.

Aydınlatma ile açık rıza ayrı işlemlerdir. Bu metnin sunulması veya iletişim formunun gönderilmesi, her türlü veri işlemesine ya da yurt dışına aktarıma toplu rıza verildiği anlamına gelmez.

6. Hukuki Sebepler

Chatbot hizmetiyle ilgili veriler, ilgili faaliyet için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Başka bir işletmenin chatbot’unda, o işletmenin veri sorumlusu olarak belirlediği somut amaç ve hukuki sebep kendi aydınlatma metninde açıklanır.

Bir chatbot özelliğinde başka bir işleme şartı bulunmadığında, gerekiyorsa o işlem için ayrıca açık rıza alınır. Mikrofon izni, sohbeti başlatmanız veya bu metni okumanız genel bir açık rıza olarak kabul edilmez. Yurt dışına aktarım ayrıca KVKK m.9’a tabidir.

7. Toplama Yöntemi

Veriler; iletişim formu, e-posta ve mesajlaşma yazışmaları, yönetim paneli, web sohbet penceresi ve kullanılan kanal bağlantıları üzerinden elektronik ve otomatik yollarla; yazılı başvuru ve destek yazışmalarında ayrıca otomatik olmayan yollarla toplanır. Form talebinde güvenlik amacıyla IP adresinden türetilen özet bir değer ile yönlendiren sayfa bilgisi kaydedilebilir. Mikrofon kullanımı cihaz izni ve kullanıcının ses gönderme işlemiyle gerçekleşir; tarayıcı izni tek başına KVKK kapsamında açık rıza yerine geçmez.

8. Sohbet Asistanı Kullanıcıları İçin Bilgilendirme

Bir işletmenin sitesindeki sohbet penceresinden ya da WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger veya Telegram üzerinden asistanla yazışıyorsanız aşağıdakileri bilmenizi isteriz:

• Kiminle yazışıyorsunuz: Cevaplar yapay zekâ destekli bir asistan tarafından üretilir; işletme isterse sohbete gerçek bir temsilci de katılabilir. Asistan bir insan değildir.
• Veri sorumlusu işletmedir: Mesajlarınızın sahibi ve sorumlusu, asistanı sitesine ekleyen işletmedir. otelbot bu verileri işletme adına barındırır ve işler.
• Neler işlenir: Mesajlar, asistanın cevapları ve mesaj saatleri; güvenlik ve oturum için IP, tarayıcı/cihaz ve sayfa bilgileri işlenebilir. Dosya gönderimi ve ses çözümlemesi özellik kullanıldığında gerçekleşir. Web üzerinden sesin metne dönüştürülmesinde ses kaydı geçici olarak işlenir; gönderilen yazılı metin sohbet kaydına girer.
• Anonim ziyaretçi kimliği: Sohbet geçmişinizin aynı cihazda devam edebilmesi için tarayıcınızda rastgele üretilmiş bir ziyaretçi kimliği tutulur. Bu kimlik sizi isim olarak tanımlamaz.
• E-posta ile döküm: Özellik açıkken sohbet dökümü işletmenin veya yetkili çalışma alanının yapılandırdığı alıcılara iletilebilir. Kullanıcıya döküm gönderimi etkinse ve kullanıcı e-posta adresini paylaşmışsa kendisine de gönderilebilir. Dökümlere e-posta altyapısı ve ilgili yetkili alıcılar erişir; döküm gönderimi pazarlama izni anlamına gelmez.
• Canlı fiyat sorguları: Tarih ve kişi sayısı yazdığınızda bu bilgiler işletmenin rezervasyon sistemine iletilerek güncel fiyat alınır; rezervasyon ve ödeme işletmenin kendi sayfasında tamamlanır.
• Paylaşmamanız gerekenler: Kredi kartı, şifre, TC kimlik numarası, sağlık bilgisi gibi hassas bilgileri sohbete yazmayın. Asistan bunları istemeyecek şekilde ayarlanır; gerekli ise sizi güvenli kanala yönlendirir.
• Silme talebi: Sohbetinizle ilgili hakkınızı önce veri sorumlusu işletmeye yöneltebilirsiniz. Otelbot’a gelen başvurular ilgili işletmeyle koordine edilir; kanuni saklama şartları ve kimlik doğrulaması dikkate alınır. Panelde arşive taşıma işlemi, kişisel verilerin kalıcı olarak silinmesiyle aynı değildir. Başvuru bilgileri 15. bölümde yer alır.

9. Yapay Zekâ Ve Otomatik İşleme

Asistanın cevapları, büyük dil modelleri (LLM) kullanılarak üretilir. Bu süreçte:

• Mesajınız ve gerekli sohbet bağlamı, yanıt üretimi için kullanılan yapay zekâ altyapısına iletilir. Veri kullanım ve saklama koşulları, kullanılan sağlayıcı ve hizmet ayarlarına bağlıdır; model eğitiminde kullanım veya belirli bir ülkede saklama konusunda bütün sağlayıcılar için tek bir garanti verilmez. Aktarımın hukuki çerçevesi 10. bölümde açıklanır.
• Bilgi tabanı araması için mesajınız sayısal temsile (embedding) dönüştürülebilir; bu temsil kişisel veri niteliği taşıyorsa aynı koruma kurallarına tabidir.
• Sesli mesajlar, metne dönüştürme hizmeti ile yazıya çevrilir.
• Asistan; sizin hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen otomatik karar vermez. Rezervasyon, tahsis, kabul/ret gibi kararlar işletme veya işletmenin sistemleri tarafından verilir.
• Asistanın ürettiği fiyat, müsaitlik ve benzeri bilgiler işletmenin sistemlerinden alınır; hata ihtimaline karşı bağlayıcı işlemlerde işletmeyle teyit etmeniz önerilir.

10. Aktarım Ve Yurt Dışına Aktarım

İşlemle ilgili veriler, amacı gerçekleştirmek için gerekli kapsamla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir. Bir iletişim formu gönderilmesi, her alıcı grubuna veya bütün verilere erişim verildiği anlamına gelmez.

Yurt içi aktarım KVKK m.8’e, yurt dışına aktarım m.9’a tabidir. Kullanılan yapay zekâ, mesajlaşma, e-posta veya güvenlik altyapısına göre yurt dışına aktarım gündeme gelebilir. Ülke, sağlayıcı ve aktarım kapsamına ilişkin bilgi için bize başvurabilirsiniz.

KVKK m.9 uyarınca düzenli aktarım için ilgili işleme şartının yanında yeterlilik kararı veya Kanunda öngörülen uygun güvence gerekir; standart sözleşme bu güvencelerden biridir. Açık rızaya dayalı istisna, m.9/6’daki şartlarla arızi aktarımlar içindir; sürekli hizmette genel bir onay, uygun güvence yerine geçmez. Bu metin, belirli bir standart sözleşmenin imzalandığını veya Kuruma bildirildiğini beyan etmez. Seçilen hizmetin fiilî aktarım koşulları, veri sorumlusu işletmenin yükümlülükleriyle birlikte değerlendirilmelidir.

11. Saklama Süreleri

İlgili mevzuatta zorunlu bir süre varsa bu süre uygulanır. Böyle bir süre yoksa veriler, talebin sonuçlandırılması, hizmetin sunulması ve varsa uyuşmazlık için gerekli, sınırlı ve ölçülü süre boyunca tutulur. İşleme şartları ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme işlemi KVKK m.7 kapsamında ele alınır.

Silme talebinde asıl kayıtlarla birlikte teknik olarak erişilebilen kopyalar ve ilgili alıcılar değerlendirilir. Günlük ve yedeklerdeki gerekli kayıtlar da saklama amacı ve erişim sınırlarına tabidir.

12. Güvenlik Tedbirleri

• Web sitesi ve panel erişiminde HTTPS kullanılır; kullanıcı erişimi ve hizmet sırları için teknik koruma uygulanır.
• Çalışma alanında kaydedilen API anahtarları ve SMTP parolaları şifreli saklanır; bu bilgiler genel erişime açılmaz.
• Panel erişimi kullanıcı adı/parola ve rol bazlı yetkilendirme ile korunur; oturumlar süreli ve iptal edilebilirdir.
• Her işletmenin verisi mantıksal olarak ayrılmıştır; bir işletme diğerinin sohbetlerine erişemez. Sohbet penceresi yalnızca işletmenin tanımladığı alan adlarından çalışır.
• Hız sınırlama, kötüye kullanım ve otomatik bot tespiti, güvenlik başlıkları ve düzenli yazılım güncellemeleri uygulanır.
• Veri tabanı düzenli olarak yedeklenir; yedekler erişimi kısıtlı ortamda tutulur.
• Yüklenen dosyalar tür ve boyut denetiminden geçirilir; sona erme süresi tanımlanan ekler düzenli temizleme işlemine alınır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı elde edildiğinin öğrenilmesi hâlinde Kurula bildirim için geçerli 72 saat kuralı; etkilenen kişilerin bilgilendirilmesi için de en kısa süre yükümlülüğü dikkate alınır.

13. Çerezler Ve Yerel Depolama

Tanıtım sitesinin ziyaret ve iletişim tıklama ölçümleri toplu sayılar üzerinden yürütülür. Bu ölçümde ziyaretçi kimliği, form içeriği veya tam yönlendiren adres tutulmaz; ziyaretçi izleme çerezi oluşturulmaz. Tarayıcının Do Not Track ve Global Privacy Control tercihleri ölçümde dikkate alınır. Panelin oturum çerezi, güvenli giriş için kullanılır.

Sohbet penceresi, aynı cihazda geçmişi ve tercihleri sürdürebilmek için tarayıcının yerel depolamasında rastgele ziyaretçi kimliği, sohbet kimliği, son mesajlar ve pencere tercihleri tutabilir. Sohbet kullanıldığında gerekli ziyaretçi/sohbet kimliği ve gönderilen mesaj sunucuya iletilir. Yerel depolamanın temizlenmesi yalnız cihazdaki kopyayı kaldırır. Tarayıcı ayarlarıyla çerez ve yerel depolama tercihlerinizi yönetebilirsiniz.

14. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

Veri sorumlusuna başvurarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

15. Başvuru Yolu

KVKK m.11 kapsamındaki taleplerinizi Türkçe olarak, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun şekilde iletebilirsiniz:

• E-posta: Daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden [email protected] adresine, konu satırına “KVKK Başvurusu” yazarak.
• Yazılı başvuru: Bekdik Mahallesi, 5. Etap Toki No:46, Merkez / Nevşehir adresine imzalı dilekçenizi göndererek veya elden teslim ederek.
• Başvuru formu: İlgili Kişi Başvuru Formu’nu indirin. Form zorunlu değildir; aynı bilgileri içeren bir dilekçeyle de başvurabilirsiniz.

Başvuruda ad-soyad, yazılı başvuruda imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas adres; varsa e-posta, telefon ve faks ile açık talep konusu bulunmalıdır. Talebin hangi kayıtla ilgili olduğunu açıklayın ve ilgili bilgi/belgeleri ekleyin. Başkası adına başvuruyorsanız temsil yetkinizi gösteren belge gerekir. Kimlik doğrulaması için yalnız gerekli ölçüde ek bilgi istenebilir; genel iletişim formuna kimlik belgesi yüklemeyin.

Başvurunuzun bize ulaştığı tarih esas alınır. Talepler en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; kabul veya gerekçeli ret cevabı yazılı ya da elektronik olarak bildirilir. Başvuru kural olarak ücretsizdir; ayrıca maliyet doğarsa yalnız Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir.

Başvuru reddedilir, cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, cevabı öğrenmenizden itibaren 30 gün ve her durumda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet hakkınız vardır. Kurula şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuru gerekir.

Başka bir işletmenin asistanıyla yapılan yazışmalarda başvurunuzu öncelikle veri sorumlusu olan işletmeye yöneltin. Otelbot’a ulaşan ilgili talepler, işletmeyle koordine edilerek teknik kapsamda ele alınır.

16. Çocuklara İlişkin Veriler

otelbot hizmetleri 18 yaş altındaki kişilere yönelik değildir ve bilerek çocuklara ait veri toplanmaz. Sohbet asistanı üzerinden bir çocuğa ait verinin işlendiğini fark ederseniz lütfen bize bildirin; ilgili kayıt silinir.

17. Değişiklikler

Bu aydınlatma metni; mevzuat, hizmet kapsamı veya kullanılan teknolojilerdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman otelbot.com/kurumsal/kvkk adresinde yayımlanır; önemli değişiklikler müşterilerimize ayrıca bildirilir. Bu sürüm 11 Ekim 2026 tarihinde güncellenmiştir.

Gizlilik politikamız için: Gizlilik Politikası.